個人情報保護方針

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日本医療マネジメント学会 第18回神奈川支部学術集会は、個人情報の重要性を認識し、学会の提供する事業などを学会会員が安心して利用できるよう、個人情報保護法の基本理念を遵守する、この個人情報保護方針を公開する。

1.体制の整備

学会は、個人情報管理者を配置し、適切な管理を行うことで学会会員の個人情報の保護に努める。

2.個人情報の収集

学会会員に個人情報の提供を依頼するときは、事前にその収集目的を明示する。

(1)学会で扱う個人情報

① 氏名
② 性別
③ 所属施設名および住所、電話番号等の連絡先
④ 学会会員の自宅の住所、電話番号等の連絡先
⑤ メールアドレス
⑥ 学会在籍年数
⑦ 学会費納入状況
⑧ その他、学会会員個人が識別される情報

(2)学会の主要業務における個人情報の収集目的

① 入会手続き
② 学会雑誌、NewsLetterの発送
③ 学術総会や学会主催セミナー等の案内の発送
④ 会費請求書の発送
⑤ 学会が行う調査票やアンケートの発送
⑥ その他、学会より発信する情報の発送

3.個人情報の利用範囲および提供

前2条の収集目的の範囲を超えて、個人情報を利用しない。また、収集した個人情報を「本人の同意がある場合」または「法令等で要求された場合」を除き第三者に開示・提供しない。

但し、収集目的の範囲内において、機密保持契約を締結した業務委託先に学会会員情報を預託する場合がある。この場合は、当該委託先による個人情報の保護の取り扱いについて厳正に管理する。

4.個人情報の管理方法

個人情報の管理にあたっては、当該情報への不正なアクセスまたは紛失、破壊、改ざん、漏洩の防止、その他の個人情報の適切な管理のための厳重な安全対策を講じる。

当学会は、個人情報に係るデータベースへのアクセスについては、アクセス権を有する者を限定し、部外者による不正アクセスのみならず学会内部においても不正な利用が起きないよう厳重に管理する。

学会は、個人情報について利用目的に応じ正確かつ最新なものに保つよう努める。学会が管理する個人情報については、利用目的を定めることを原則とし、当該期間経過後又は利用の目的を達成した後はすみやかに消去する。

但し、次の号のいずれかに該当すると認めるときには、利用目的達成後においても当該個人情報を消去しないことがあります。

① 法令の規定に基づき、保存しなければならないとき。
② 学会会員本人の同意があるとき。
③ 学会が業務の遂行に必要な限度で個人情報を保存する場合であって、当該個人情報を消去しないことについて正当な理由があるとき。
④ 前三号に掲げる場合のほか、当該情報を消去しないことについて特別な理由があるとき。

5.本人の権利の尊重

個人情報に関する学会会員の皆様の権利を尊重し、本人からの請求による場合で、本人であることの確認が取れた場合に限り、当該本人の個人情報の開示、訂正、削除に合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じる。

6.法令や業界ガイドライン等の遵守

個人情報の取り扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令等を遵守する。

7.個人情報保護の改善

個人情報保護の取り扱いは、定期的に見直し、結果に応じた適切な対策による継続的な改善に努める。

以上

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